Einverständniserklärung für Fotos im Verein: Checkliste und Beispiel

Eine Einverständniserklärung für Fotos im Verein hält fest, ob und wo der Verein Bilder zeigen darf, auf denen ein Mitglied zu erkennen ist: auf der Website, in sozialen Medien, im Vereinsheft oder in der Zeitung. Bei Kindern unterschreiben in der Regel die Erziehungsberechtigten. Hier steht, was eine solche Erklärung enthalten sollte, worauf ihr bei Kinderfotos achtet und wie ihr das im Vereinsalltag organisiert. Dazu gibt es ein kurzes Beispiel zum Anpassen.

Keine Rechtsberatung. Dieser Ratgeber hilft euch, die richtigen Fragen zu stellen, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung. Nehmt für euren Verein am besten die Vorlage eures Landessportbunds oder Fachverbands, in Österreich die eures Landes- oder Dachverbands, und fragt bei Unklarheiten dort oder bei einer Anwältin oder einem Anwalt nach.

Checkliste: Was in die Einverständniserklärung gehört

Eine gute Erklärung ist kurz, verständlich und lässt echte Wahlmöglichkeiten. Diese Punkte sollten drinstehen:

• Wer fragt: Name und Anschrift des Vereins und eine Ansprechperson für Fragen zum Datenschutz.
• Für wen: Name des Mitglieds, bei Kindern auch Mannschaft oder Gruppe.
• Welche Fotos: zum Beispiel von Training, Spielen, Turnieren und Vereinsfesten, als Einzel- oder Gruppenbild.
• Wo sie erscheinen: jeder Kanal einzeln zum Ankreuzen, also Website, soziale Medien mit Namen der Plattform, Vereinsheft, Aushang und Presse.
• Name zum Bild: eine eigene Frage, ob Vorname, Nachname oder Mannschaft zum Foto genannt werden dürfen.
• Freiwilligkeit: ein Satz, dass ein Nein keine Nachteile hat. Das Kind spielt mit, ob es auf Fotos erscheint oder nicht.
• Widerruf: dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, ganz oder für einzelne Kanäle, und an wen man sich dafür wendet.
• Geltungsdauer: wie lange die Einwilligung gilt, zum Beispiel bis zum Widerruf, bis zum Ende der Mitgliedschaft oder bis zu einem Datum.
• Grenzen des Internets: ein ehrlicher Hinweis, dass Fotos im Netz von anderen kopiert werden können und sich dann nicht mehr vollständig zurückholen lassen.
• Datenschutzhinweise: wo die ausführlichen Informationen des Vereins zum Datenschutz stehen.
• Datum und Unterschrift: bei Kindern in der Regel die der Erziehungsberechtigten.

Fotos von Kindern im Verein: Darauf achtet ihr besonders

Bei Kindern unterschreiben in der Regel die Erziehungsberechtigten, und sie sollten genau wissen, wo das Bild ihres Kindes auftauchen kann. Viele Vorlagen sehen vor, dass ältere Kinder und Jugendliche zusätzlich selbst unterschreiben; was für euch gilt, sagt euch euer Verband.

• Zeigt Kinder beim Sport und in Sportkleidung, nicht in der Umkleide und nicht in Momenten, die ihnen später peinlich sein könnten.
• Nennt bei Kinderfotos höchstens den Vornamen oder gar keinen Namen. Wohnort, Schule und Geburtstag gehören nicht zum Bild.
• Fragt neu, wenn ein neuer Kanal dazukommt, etwa ein neues Profil des Vereins in den sozialen Medien.
• Vereinbart eine Regel für die Elterngruppe: Fotos, auf denen andere Kinder zu sehen sind, bleiben in der Gruppe und werden nicht öffentlich gepostet.

Beispiel einer Einverständniserklärung für Fotos im Verein

Das folgende Beispiel zeigt, wie eine kurze Erklärung aussehen kann. Es ist unverbindlich und keine Rechtsberatung: Prüft es vor dem Einsatz, passt es an euren Verein an und nehmt im Zweifel die Vorlage eures Landessportbunds oder Verbands. Die ausführlichen Datenschutzhinweise eures Vereins ersetzt es nicht.

So organisiert ihr die Einwilligungen im Vereinsalltag

Eine Erklärung hilft nur, wenn die Leute, die fotografieren und posten, wissen, was darin steht.

• Beim Eintritt fragen: Legt die Erklärung dem Aufnahmeantrag als eigenes Blatt bei, damit klar ist, dass sie freiwillig ist. So fehlt sie bei niemandem, der neu dazukommt.
• Eine Liste für alle, die posten: Wer Website oder Kanäle in den sozialen Medien betreut, schaut vor jedem Beitrag nach. Ein Farbsystem hilft: grün für alles, gelb für einzelne Kanäle, rot für keine Veröffentlichung.
• Zu Saisonbeginn weitergeben: Wer eine Mannschaft übernimmt, bekommt die Liste für sein Team.
• Widerruf ernst nehmen: Kommt ein Widerruf, nehmt ihr die Bilder zügig aus euren Kanälen und tragt die Änderung in die Liste ein.
• Sicher aufbewahren: Unterschriebene Erklärungen gehören in einen verschlossenen Ordner oder einen geschützten digitalen Speicher, nicht in die Sporttasche.

Und die Fotos im Mannschaftsbuch?

Beim Flashbook füllen bei Kindern die Eltern den Fragebogen aus und laden die zwei Fotos ihres Kindes selbst hoch. So entscheidet jede Familie, welche Bilder und Antworten über ihr Kind ins Buch kommen. Fotos und Antworten werden nur für das Buch genutzt; mehr dazu unter Kinderfotos und Datenschutz. Für das Mannschaftsfoto auf der Extraseite gilt dasselbe wie für jedes Gruppenbild: Klärt vorher, dass alle einverstanden sind. Tipps für das Foto selbst stehen in den Ideen fürs Mannschaftsfoto.