Une autorisation de droit à l'image pour un club en Allemagne précise si et où le club peut montrer des photos sur lesquelles un membre est reconnaissable : sur le site web, sur les réseaux sociaux, dans la gazette du club ou dans le journal. Pour les enfants, ce sont en général les représentants légaux qui signent. Voici ce qu'une telle autorisation devrait contenir, à quoi faire attention pour les photos d'enfants et comment l'organiser au quotidien dans le club. Vous trouverez aussi un court exemple à adapter.
Ceci n'est pas un conseil juridique. Ce guide vous aide à vous poser les bonnes questions, mais il ne remplace pas un examen juridique. Pour votre club, le mieux est d'utiliser le modèle de votre Landessportbund (l'organisation qui réunit les clubs de tous les sports du Land) ou de la fédération de votre discipline, en Autriche celui de votre fédération régionale ou faîtière, et, en cas de doute, de vous renseigner auprès d'eux ou d'une avocate ou d'un avocat.
Liste de contrôle : ce que doit contenir l'autorisation de droit à l'image
Une bonne autorisation est courte, compréhensible et laisse de vrais choix. Ces points devraient y figurer :
- Qui demande : le nom et l'adresse du club, et un interlocuteur pour les questions de protection des données.
- Pour qui : le nom du membre et, pour les enfants, aussi l'équipe ou le groupe.
- Quelles photos : par exemple à l'entraînement, en match, en tournoi et aux fêtes du club, en photo individuelle ou de groupe.
- Où elles paraissent : chaque canal à cocher séparément, c'est-à-dire site web, réseaux sociaux avec le nom de la plateforme, gazette du club, affichage et presse.
- Le nom avec la photo : une question à part, pour savoir si le prénom, le nom ou l'équipe peuvent être indiqués avec la photo.
- Le caractère volontaire : une phrase précisant qu'un refus n'a aucune conséquence. L'enfant joue, qu'il apparaisse sur les photos ou non.
- La révocation : l'accord peut être retiré à tout moment, en totalité ou pour certains canaux, et il est indiqué à qui s'adresser pour cela.
- La durée de validité : combien de temps l'accord est valable, par exemple jusqu'à révocation, jusqu'à la fin de l'adhésion ou jusqu'à une date précise.
- Les limites d'Internet : une mention honnête indiquant que des photos en ligne peuvent être copiées par d'autres et ne peuvent alors plus être entièrement retirées.
- Les informations sur la protection des données : où se trouvent les informations détaillées du club sur la protection des données.
- Date et signature : pour les enfants, en général celle des représentants légaux.
Photos d'enfants au club : les points d'attention
Pour les enfants, ce sont en général les représentants légaux qui signent, et ils doivent savoir exactement où la photo de leur enfant peut apparaître. Beaucoup de modèles prévoient que les enfants plus âgés et les adolescents signent aussi eux-mêmes ; votre fédération vous dira ce qui s'applique à vous.
- Montrez les enfants en train de faire du sport et en tenue de sport, pas dans le vestiaire ni dans des moments qui pourraient les gêner plus tard.
- Pour les photos d'enfants, indiquez au plus le prénom, ou aucun nom. Le lieu de domicile, l'école et la date de naissance n'ont pas leur place à côté de la photo.
- Redemandez l'accord quand un nouveau canal s'ajoute, par exemple un nouveau profil du club sur les réseaux sociaux.
- Convenez d'une règle pour le groupe des parents : les photos sur lesquelles on voit d'autres enfants restent dans le groupe et ne sont pas publiées.
Exemple d'autorisation de droit à l'image pour le club
L'exemple suivant montre à quoi peut ressembler une autorisation courte. Il est indicatif et ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez-le avant de l'utiliser, adaptez-le à votre club et, en cas de doute, prenez le modèle de votre Landessportbund ou de votre fédération. Il ne remplace pas les informations détaillées de votre club sur la protection des données.
La plupart des clubs en Allemagne et en Autriche utilisent des formulaires en allemand. Une version allemande de cet exemple se trouve sur la page allemande de ce guide. L'exemple suit le droit allemand et s'adresse aux clubs en Allemagne ; la traduction ci-dessous sert uniquement à la compréhension, et au club, c'est la version allemande qu'il faut utiliser.
Gérer les autorisations au quotidien dans le club
Une autorisation n'est utile que si les personnes qui prennent des photos et publient savent ce qu'elle contient.
- Demander à l'adhésion : joignez l'autorisation au formulaire d'adhésion sur une feuille séparée, pour qu'il soit clair qu'elle est volontaire. Ainsi, elle ne manque pour aucun nouveau membre.
- Une liste pour tous ceux qui publient : qui gère le site web ou les comptes sur les réseaux sociaux la consulte avant chaque publication. Un code couleur aide : vert pour tout, jaune pour certains canaux, rouge pour aucune publication.
- La transmettre en début de saison : qui reprend une équipe reçoit la liste pour son équipe.
- Prendre la révocation au sérieux : en cas de révocation, retirez rapidement les photos de vos canaux et notez le changement dans la liste.
- Conserver en sécurité : les autorisations signées vont dans un classeur fermé à clé ou un espace de stockage numérique protégé, pas dans le sac de sport.
Et les photos dans le livre souvenir d'équipe ?
Avec le Flashbook, pour les enfants, ce sont les parents qui remplissent le questionnaire et envoient eux-mêmes les deux photos de leur enfant. Chaque famille décide ainsi quelles photos et quelles réponses sur son enfant figurent dans le livre. Les photos et les réponses ne sont utilisées que pour le livre ; plus d'informations sur la page Photos d'enfants et protection des données. Pour la photo d'équipe sur la page bonus, la règle est la même que pour toute photo de groupe : vérifiez d'abord que tout le monde est d'accord. Des conseils pour la photo elle-même se trouvent dans le guide Idées de photo d'équipe originale.