Organiser des retrouvailles d'anciens élèves commence bien avant la soirée : pour retrouver tout le monde, il faut du temps, une liste et deux complices. Le soir même, la plupart veulent surtout parler ; un lieu où l'on s'entend et un ou deux jeux pour briser la glace suffisent. Voici comment vous organiser, ce que doit contenir l'invitation, quels jeux fonctionnent et ce qui change 10, 20, 30 ou 40 ans après.
Organiser des retrouvailles d'anciens élèves : retrouver tout le monde
Trouvez deux ou trois personnes pour l'équipe d'organisation, idéalement issues de différents petits groupes de l'époque. À plusieurs, vous connaissez plus de monde et plus d'histoires.
- La vieille liste de classe est le point de départ : tirée du journal de fin d'année, de la photo de classe ou de mémoire.
- Le principe de la boule de neige : chaque personne que vous joignez reçoit deux ou trois noms à rechercher.
- Les réseaux sociaux permettent d'en retrouver beaucoup ; pour les autres, les parents qui habitent encore sur place ou le club de sport de l'époque peuvent aider.
- Une liste commune avec le nom, le contact et la réponse, pour que personne ne soit contacté deux fois.
- Un groupe sur une messagerie pour tous ceux qu'on a retrouvés. C'est souvent là que les premières vieilles photos apparaissent, avant même les retrouvailles.
Invitation pour des retrouvailles d'anciens élèves : ce qu'elle doit contenir
Envoyez environ six mois avant un « Save the Date » avec la date, puis trois mois avant la véritable invitation. Elle indique la date, l'heure et le lieu, le prix et le mode de paiement, la date limite pour répondre, si les conjoints ou les profs sont invités et qui répond aux questions. Vous pouvez adapter ce modèle et l'envoyer dans le groupe ou par e-mail :
Le bon lieu pour les retrouvailles
Le lieu doit avant tout permettre une chose : les conversations. La musique forte et les longues tablées où l'on ne parle qu'à ses voisins directs freinent la soirée. Ce qui marche bien :
- Une salle à part au restaurant : peu de travail, chaque personne commande elle-même. Demandez si un minimum de consommation est exigé.
- Un club-house ou une salle communale : moins cher et plus souple, mais vous vous occupez du repas, des boissons et du rangement.
- L'ancienne école : demandez à la direction une courte visite l'après-midi, puis poursuivez ailleurs. Peu de choses font revenir autant de souvenirs que l'ancienne salle de classe.
- Un Biergarten en été : décontracté et pas cher, mais seulement avec un plan en cas de pluie.
Des mange-debout au début mélangent les gens, plus tard tout le monde veut s'asseoir. Prévoyez les deux.
Retrouvailles d'anciens élèves : idées de programme et de jeux pour la soirée
Le programme doit lancer les conversations, pas les remplacer. Choisissez deux ou trois de ces idées :
Un badge avec la photo de l'époque
Sur chaque badge, on met le visage tiré de l'ancienne photo de classe. Cela règle le « Tu es qui, déjà ? » en quelques secondes et déclenche tout de suite des éclats de rire.
Le bingo humain
Une grille de bingo avec des cases comme « vit toujours dans le coin », « a vécu à l'étranger » ou « fait aujourd'hui tout autre chose que prévu ». Quand on trouve une personne qui correspond, on la fait signer. Ainsi, tout le monde parle avec tout le monde.
Qui est-ce ?
Rassemblez à l'avance des photos d'enfance et de classe et montrez-les en diaporama. Tout le monde devine qui est sur la photo ; la réponse arrive avec une photo d'aujourd'hui.
Quiz sur les années d'école
Quelle prof avait quelle phrase fétiche, quelle était la destination du voyage de fin d'année, qui était délégué de classe ? On joue en équipes formées de personnes qui se fréquentaient peu à l'époque.
Des lettres pour les prochaines retrouvailles
Chaque personne s'écrit quelques lignes à elle-même : qu'est-ce que je me souhaite pour les dix prochaines années ? L'équipe d'organisation garde les enveloppes et les distribue lors des prochaines retrouvailles.
Un livre souvenir pour toute la classe
Dans le Flashbook, chaque personne répond avant les retrouvailles à des questions sur son téléphone et envoie deux photos, par exemple une de l'époque et une d'aujourd'hui. Chacune a sa propre double page, et s'y ajoutent une photo de groupe, des trophées et des pages pour les signatures et les petits mots. Le livre réunit 8 à 42 personnes, et chaque commande porte sur au moins 10 livres. Si vous commencez tôt, vous pourrez avoir les livres avec vous le soir même. Ce n'est pas garanti, car la livraison a lieu 5 à 7 jours ouvrés après les dernières réponses et les derniers paiements. Plus d'informations sur la page du livre souvenir de retrouvailles de classe.
Idées pour des retrouvailles 10, 20, 30 et 40 ans après
Plus la fin de la scolarité est lointaine, plus ce qui fait la soirée change.
10 ans après. Beaucoup sont encore vaguement en contact, sont en apprentissage, en études ou dans leur premier emploi, et ont déménagé. Une soirée décontractée dans un bar ou un Biergarten convient, le budget est souvent serré. Une date autour des fêtes aide, parce que beaucoup sont alors chez leurs parents.
20 ans après. Beaucoup ont maintenant une famille. Demandez si une date pendant les vacances scolaires ou en dehors convient mieux, et commencez un peu plus tôt dans la soirée. Certaines classes se retrouvent l'après-midi avec les enfants et le soir sans eux.
30 ans après. Certains sont difficiles à retrouver, et la recherche demande plus de temps. Peut-être quelqu'un de la classe est-il décédé ; un court moment de silence avec une photo ou une bougie lui fait une place sans assombrir la soirée. C'est l'occasion idéale d'inviter d'anciens profs.
40 ans après. Une demi-journée ou une journée entière convient mieux qu'une longue nuit : visite de l'ancienne école, déjeuner, promenade dans la ville, café et gâteaux. Choisissez un lieu sans trop de marches et avec des coins calmes.
Calendrier et coûts
Avec six à neuf mois d'avance, il reste assez de temps pour les recherches et pour trouver un bon lieu.
- Neuf mois avant : former l'équipe d'organisation, créer la liste, lancer les recherches.
- Six mois avant : fixer la date, réserver le lieu, envoyer le « Save the Date ».
- Trois mois avant : envoyer l'invitation avec le prix et la date limite, rassembler les photos de l'époque.
- Quatre semaines avant : envoyer un rappel, communiquer le nombre d'invités au lieu, préparer les badges et les jeux.
- Après : partager les photos, faire les comptes et fixer tout de suite les prochaines retrouvailles.
Le plus simple : chaque personne paie ce qu'elle mange et boit. S'il y a une location de salle, de la décoration ou un buffet, collectez à l'avance un montant fixe, par virement à une personne de l'équipe d'organisation. Décidez au passage de ce qui se passe en cas d'annulation de dernière minute.