Las buenas ideas para la reunión de antiguos alumnos empiezan mucho antes de la noche: quien quiera volver a encontrar a todos necesita tiempo, una lista y dos personas que le ayuden. En la propia noche, la mayoría sobre todo quiere hablar; basta con un sitio donde se pueda hablar sin gritar y uno o dos juegos para romper el hielo. Aquí encontraréis cómo organizar una reunión de antiguos alumnos, qué debe incluir la invitación, qué juegos funcionan y qué cambia al cabo de 10, 20, 30 o 40 años.
Organizar una reunión de antiguos alumnos: cómo encontrar a todos
Buscad a dos o tres personas para el equipo organizador, mejor de grupitos distintos de entonces. Entre todos conocéis a más gente y más historias.
- La antigua lista de clase es el punto de partida: de la revista de fin de curso, de la foto de clase o de memoria.
- Efecto bola de nieve: cada persona a la que localizáis recibe dos o tres nombres que tiene que buscar.
- En las redes sociales se encuentra a muchos; para el resto ayudan los padres que siguen viviendo en el pueblo o el club deportivo de entonces.
- Una lista compartida con nombre, contacto y respuesta, para que nadie reciba dos mensajes.
- Un grupo de mensajería para todos los que ya se han encontrado. Ahí suelen aparecer las primeras fotos antiguas antes de la reunión.
Invitación para la reunión de antiguos alumnos: qué debe incluir
Mandad unos seis meses antes un «save the date» con la fecha y, tres meses antes, la invitación de verdad. Debe incluir la fecha, la hora y el lugar, cuánto cuesta y cómo se paga, hasta cuándo hay que confirmar, si están invitadas las parejas o los profesores y quién responde a las preguntas. Podéis adaptar esta plantilla y mandarla al grupo o por correo electrónico:
El lugar adecuado para la reunión de antiguos alumnos
Lo más importante es que el sitio permita conversar. La música alta y las mesas largas en las que solo se habla con quien está justo al lado frenan la noche. Funcionan bien:
- Un salón privado en un restaurante: poco trabajo, y cada uno pide lo suyo. Preguntad si exigen un consumo mínimo.
- El local de un club o un salón municipal: más barato y flexible, pero os encargáis vosotros de la comida, la bebida y de recoger.
- El antiguo colegio: pedid a la dirección una visita corta por la tarde y después seguid en otro sitio. Pocas cosas traen tantos recuerdos como la antigua aula.
- Una terraza en verano: informal y barata, pero solo con un plan para la lluvia.
Las mesas altas del principio ayudan a que la gente se mezcle; más tarde todos quieren sentarse. Tened previstas las dos cosas.
Ideas para la reunión de antiguos alumnos: programa y juegos para la noche
El programa debe animar a contar cosas, no sustituir la conversación. Elegid dos o tres de estas ideas:
Etiquetas con el nombre y una foto de entonces
En cada etiqueta va la cara de la antigua foto de clase. Así el «¿Y tú quién eras?» se resuelve en segundos y las risas están aseguradas desde el principio.
Bingo de personas
Un cartón de bingo con casillas como «sigue viviendo aquí», «ha vivido en el extranjero» o «hoy hace algo totalmente distinto de lo que tenía pensado». Quien encuentra a una persona que encaja le pide que firme. Así todos hablan con todos.
¿Quién es?
Reunid antes fotos de cuando erais niños y fotos de clase y enseñadlas en una presentación. Todos adivinan quién sale en la foto; la solución llega con una foto de hoy.
Concurso sobre los años de colegio
¿Qué frase repetía cada profesor? ¿Adónde fue el viaje de fin de curso? ¿Quién era el delegado de clase? Se juega en equipos de personas que entonces tenían poco que ver entre sí.
Cartas para la próxima reunión
Cada persona escribe unas líneas para sí misma: ¿qué deseo para los próximos diez años? El equipo organizador guarda los sobres y los reparte en la próxima reunión de antiguos alumnos.
Un libro de recuerdos para toda la clase
En el Flashbook, antes de la reunión, cada persona responde preguntas en el móvil y sube dos fotos, por ejemplo una de entonces y otra de ahora. Cada una tiene su propia doble página, y además hay una foto de grupo, premios y páginas para firmas y dedicatorias. En el libro caben de 8 a 42 personas. El pedido mínimo es de 10 libros. Si empezáis pronto, puede que tengáis los libros en la noche de la reunión. No está garantizado, porque los libros llegan de 5 a 7 días laborables después de las últimas respuestas y pagos. Más información en la página Libro de la reunión de antiguos alumnos.
Ideas para la reunión de antiguos alumnos a los 10, 20, 30 y 40 años
Cuanto más tiempo ha pasado desde que terminasteis, más cambia lo que hace especial la noche.
A los 10 años. Muchos siguen más o menos en contacto, están con la formación profesional, en la universidad o en su primer trabajo, y se han mudado. Encaja una noche informal en un bar o en una terraza; el presupuesto suele ser justo. Una fecha en torno a las fiestas ayuda, porque entonces muchos están en casa de sus padres.
A los 20 años. Ahora muchos tienen familia. Preguntad si va mejor una fecha en vacaciones escolares o fuera de ellas, y empezad la velada un poco antes. Algunas clases quedan por la tarde con los niños y por la noche sin ellos.
A los 30 años. A algunos cuesta encontrarlos, y la búsqueda lleva más tiempo. Puede que alguien de la clase haya fallecido; un momento breve y en silencio, con una foto o una vela, le da su espacio sin ensombrecer la noche. Ahora merece especialmente la pena invitar a antiguos profesores.
A los 40 años. Media jornada o un día entero va mejor que una noche larga: visita al antiguo colegio, comida, paseo por el pueblo, café y pasteles. Buscad un sitio sin muchos escalones y con rincones tranquilos.
Calendario y costes
Con entre seis y nueve meses de antelación queda tiempo suficiente para la búsqueda y para encontrar un buen sitio.
- Nueve meses antes: formar el equipo organizador, hacer la lista y empezar la búsqueda.
- Seis meses antes: fijar la fecha, reservar el sitio y enviar el «save the date».
- Tres meses antes: enviar la invitación con el precio y el plazo, y reunir fotos de entonces.
- Cuatro semanas antes: mandar un recordatorio, comunicar al sitio el número de invitados y preparar las etiquetas con el nombre y los juegos.
- Después: compartir las fotos, hacer las cuentas y fijar ya la próxima reunión.
Lo más sencillo es que cada persona pague lo que come y bebe. Si hay alquiler de sala, decoración o bufé, recoged antes una cantidad fija por transferencia a una persona del equipo organizador. Dejad claro también qué pasa si alguien cancela en el último momento.